Lepiej rekompensować na wniosek pracownika
W zamian za czas przepracowany w nadgodzinach możesz (zamiast wypłacać dodatek) udzielić pracownikowi w tym samym wymiarze czasu wolnego, tzn. za jedną nadgodzinę przyznać mu jedną godzinę czasu wolnego. Rekompensata w takiej proporcji jest możliwa jedynie na pisemny wniosek pracownika. Wniosek należy przechowywać podpięty do karty ewidencji czasu pracy pracownika. Powinien on zawierać liczbę nadgodzin, za którą pracownik chce przyznania czasu wolnego oraz datę oddania tych godzin.
Uwaga! Jeżeli rekompensata godzin nadliczbowych czasem wolnym następuje na wniosek pracownika, odbiór tych nadgodzin nie musi występować w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły nadgodziny.
Odpowiednio wcześniej uzyskaj wniosek
Jeśli czas wolny ma zostać udzielony w innym okresie rozliczeniowym niż wystąpiły nadgodziny, pracownik powinien złożyć pisemny wniosek odpowiednio wcześnie. Powinien to zrobić przed terminem płatności wynagrodzenia w okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły nadgodziny. W przeciwnym razie, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie i stosowny dodatek.
Przykład
W firmie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy (od stycznia do marca). W tym okresie wystąpiło łącznie 8 godzin nadliczbowych. Pracownik chciałby uzyskać w zamian za nie dzień wolny tak, by połączyć to z weekendem majowym. W takiej sytuacji pracodawca powinien zadbać o to, by jeszcze przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, tj. przed 31 marca, pracownik złożył pisemny wniosek o odbiór nadgodzin w maju.
Wniosek o odbiór nadgodzin z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy trzeba złożyć do końca miesiąca, w którym taka praca miała miejsce.
Jest czas wolny, nie ma dodatku
Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym zwalnia z obowiązku płacenia dodatków.
Za czas wolny udzielony na wniosek pracownika w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik nie otrzyma wynagrodzenia.
Przy udzielaniu czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy też może dojść do sytuacji, że nadgodziny wystąpiły w jednym miesiącu, a rekompensata czasem wolnym w innym (np. przy 4 miesięcznym okresie rozliczeniowym). Wówczas jednak pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za cały wymiar czasu pracy w miesiącu, w którym odbierany jest czas wolny (chociaż nie przepracował całego wymiaru, gdyż odbierał czas wolny).
Uwaga! Są pewne różnice między pracownikami wynagradzanymi stałą stawką miesięczną i stawką godzinową - co obrazują poniższe przykłady:
Przykład
Pracownik ma stałe wynagrodzenie miesięczne 2000 zł brutto. Przepracował w lipcu 10 godzin nadliczbowych i rekompensata czasem wolnym nastąpiła we wrześniu.
Przy rekompensacie czasem wolnym na wniosek pracownika:
- sporządzając harmonogram należy pamiętać, aby wymiar czasu pracy we wrześniu obniżyć o 10 godzin,
- zapłacić pracownikowi w lipcu jego normalne wynagrodzenia tj. 2000 zł plus normalne wynagrodzenie za przepracowane 10 godzin,
- we wrześniu zapłacić 2000 zł minus wynagrodzenie za 10 godzin,
Jakkolwiek okres rozliczeniowy dotyczy wyłącznie rozliczania czasu pracy, a nie zasad wynagradzania (wynagrodzenie zgodnie z Kodeksem pracy jest płacone co miesiąc i odpowiada ilości wykonanej przez pracownika pracy), przez część inspektorów PIP akceptowane jest również następujące rozliczanie:
- zapłacenie pracownikowi 2000 zł w lipcu, mimo, że przepracował 10 godzin ponad obowiązujący w tym miesiącu wymiar czasu pracy,
- zapłacenie 2000 zł we wrześniu, mimo, że w tym miesiącu pracownik przepracował o 10 godzin mniej niż wynosi jego wymiar czasu pracy w tym miesiącu.
Z kolei przy rekompensacie czasem wolnym z inicjatywy pracodawcy powinien on dostać w lipcu 2000 zł plus wynagrodzenie za 10 godzin przepracowanych dodatkowo, a we wrześniu - 2000 zł mimo, ze czas wolny w tym miesiącu z jakiego pracownik skorzysta będzie wynosił 15 godzin (1,5 godziny za 1 godzinę nadliczbową)
Przykład
Pracownik przepracował w styczniu 2008 r. 15 godzin nadliczbowych (w styczniu wypadało do przepracowania 176 godzin). Złożył wniosek o rekompensatę godzin nadliczbowych czasem wolnym w marcu 2008 r. Wynagradzany jest stawką godzinową. W styczniu zachował prawo do wynagrodzenia za pełną liczbę przepracowanych godzin - czyli za 191 godzin (176 godzin + 15 godzin nadliczbowych). W marcu jego wynagrodzenie również odpowiadało liczbie przepracowanych godzin czyli wyniosło stawkę godzinową pomnożoną przez 145 godzin (160 godzin - 15 godzin czasu wolnego = 145 godzin). W marcu nie trzeba więc było płacić za 15 godzin czasu wolnego.
Wynagrodzenie nie może spaść poniżej minimalnego
Jeżeli liczba godzin oddanych na wniosek pracownika za pracę nadliczbową spowoduje, że wysokość wynagrodzenia spadnie poniżej określonej w przepisach płacy minimalnej (np. 936 zł w 2007 r.), musisz wypłacić pracownikowi odpowiedni dodatek wyrównawczy.
Przykład
W okresie rozliczeniowym od stycznia do marca pracownik przepracował 95 godzin nadliczbowych. Złożył wniosek o rekompensatę czasem wolnym w kwietniu. Zgodnie z wnioskiem, kwietniowy wymiar czasu pracy został zmniejszony o 95 godzin. Wynagrodzenie pracownika określone jest stawką godzinową. Okazało się, że po ustaleniu wynagrodzenia za miesiąc kwiecień pracownik nie osiągnął poziomu minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takiej sytuacji należy mu wypłacić dodatek wyrównawczy.
Droższa rekompensata bez wniosku pracownika
Możesz rekompensować pracę w nadgodzinach czasem wolnym także bez pisemnego wniosku pracownika. W takiej sytuacji, musisz jednak udzielić czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Czyli za jedną nadgodzinę musisz udzielić półtorej godziny czasu wolnego. Dodatkowy wymóg, to konieczność rekompensaty w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły nadgodziny.
Przykład
W firmie przyjęto miesięczny okres rozliczeniowy. W styczniu pracownik przepracował 8 godzin nadliczbowych. Domagał się za nie dodatkowego wynagrodzenia, ale pracodawca jednostronnie postanowił udzielić mu czasu wolnego. Styczniowy wymiar czasu pracy zmniejszył więc o 12 godzin, tj. (8 godzin + połowa czyli 4 godziny). Pracownik zachował prawo do swojego normalnego wynagrodzenia za pracę w tym miesiącu. W przypadku wynagrodzenia miesięcznego pracodawca musiał zapłacić za styczeń pełną miesięczną stawkę, a w przypadku wynagrodzenia godzinowego - wynagrodzenie za łączną liczbę przepracowanych godzin w miesiącu plus za 4 godziny czasu wolnego.
Podstawa prawna:
art. 129, art. 132 - 133, art. 151 - 1513 kp
