Nie wystarcza, jeżeli wpiszesz, że przyczyną wypowiedzenia była np. „utrata zaufania do pracownika". Taka przyczyna jest niekonkretna. Wskaż, z czego wynika ta utrata zaufania. Powinieneś więc napisać: „utrata zaufania do pracownika spowodowana tym, że w dniach 10-15 listopada 2008 r., odwiedzając klientów, przedstawiał się jako reprezentant innej firmy niż pracodawca" czy „utrata zaufania spowodowana brakiem dbałości o dobre imię pracodawcy podczas wyjazdu służbowego w dniu..." lub „...brakiem dbałości o mienie pracodawcy polegającym na..." (wyrok SN z 10 sierpnia 2000 r., sygn. akt I PKN 1/00, OSNP z 2002 r. nr 5, poz. 112).

Przyczyną wypowiedzenia, zwłaszcza w przypadku menedżera, mogą być „częste (lub długotrwałe) nieobecności w pracy spowodowane chorobą", jeśli zdarzają się pracownikowi częściej niż innym i powodują dezorganizację pracy jego działu lub narażają pracodawcę na dodatkowe koszty, np. w postaci nadgodzin czy konieczności rekrutacji zastępcy (wyrok SN z 21 października 1999 r., I PKN 323/99, OSNAPiUS z 2001 r. nr 5, poz. 157).

Uwaga! Wypowiedzenie z tego powodu możesz wręczyć dopiero wtedy, gdy pracownik wróci ze zwolnienia lekarskiego. Poza tym takie wypowiedzenie może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, jeśli dotyczy długoletniego pracownika nienagannie wykonującego dotąd swoje obowiązki pracownicze czy pracownicy samotnie wychowującej chore dziecko, która często korzysta ze zwolnień na to dziecko (wyrok SN z 21 stycznia 2003 r., I PK 96/02, publ. Monitor Prawa Pracy - wkładka z 2004 r. nr 2, poz. 5).

W przypadku kadry menedżerskiej jako przyczynę można też podać brak prawidłowej komunikacji z zarządzanymi pracownikami czy brak umiejętności organizacyjnych (wyrok SN z 10 listopada 1999 r., I PKN 355/99, OSNAPiUS z 2001 r. nr 6, poz. 202).

Przykład
Pracownik jest systematycznie źle oceniany. Przyczyną wypowiedzenia może być niska ocena jego pracy. Musisz jednak wówczas udowodnić, że zwolniony pracownik otrzymał najniższą ocenę. Problem będzie wtedy, gdy w trakcie procesu okaże się, że kilku pracowników miało tę samą ocenę, np. dlatego, że przełożonemu żal było postawić któremuś z nich ocenę niższą, a zwolniony został tylko jeden.

Niekiedy przyczyna wypowiedzenia nie leży po stronie pracownika. Również wówczas określ ją konkretnie, np.: „likwidacja stanowiska pracy wynikająca ze zmian organizacyjnych pracodawcy" czy „zmiany organizacyjne wynikające z wprowadzenia zmian zakresu usług firmy" lub „likwidacja stanowiska pracy wynikająca z wprowadzania zmian technologicznych w procesie produkcji". Nie wystarczy zatem napisać, że wypowiadasz umowę „z przyczyn niedotyczących pracownika" (wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 47/99, OSNAP z 2000 r. nr 14, poz. 548).

Więcej na ten temat znajdziesz w ebooku pt. Zwalnianie pracowników (wejdź na www.kadryonline.pl).